¿Qué es la hoja de encargo de un abogado?

La hoja de encargo es el documento por el que el profesional de la abogacía y el cliente materializan la relación contractual de arrendamiento de servicios en el que se determinan las condiciones esenciales de la prestación. En ella se debe informar de los servicios que va a prestar el abogado, así como los honorarios, las condiciones, la cuantía y las formas de pago.

Desde una perspectiva profesional, la hoja de encargo se recoge en los artículos 27, 28 y 48.4 del nuevo Estatuto General de la Abogacía Española (EGAE) y en el artículo 15 del Código Deontológico de la Abogacía Española (CDAE), que señala: "La relación del abogado con el cliente debe fundarse en la recíproca confianza. Dicha relación puede verse facilitada mediante la suscripción de la hoja de encargo".

Este documento es muy útil para los dos partes implicadas. Por lo que se refiere al cliente, al formalizar dicho documento conocerá todos los términos de la relación contractual, evitando confusiones o malentendidos. Esto le infundirá una mayor tranquilidad. Y por parte del abogado, lo tendrá más sencillo para reclamar en caso de impago de sus honorarios, ya que este punto quedará expresamente citado en la hoja de encargo.

La hoja de encargo es un documento que aporta transparencia, seguridad y confianza al cliente, pues le ofrece la seguridad de saber qué acciones se van a realizar y cuánto le van a costar, qué derechos tiene como cliente y la garantía de poder exigirlo. Al mismo tiempo, es un indicador del nivel de profesionalidad del abogado contratado.

Ventajas del uso de la hoja de encargo

Mediante el uso de la hoja de encargo se mejora la relación abogado-cliente por todas estas razones:

• Genera un clima de confianza, tranquilidad y seguridad al ser un documento que aporta transparencia.
• Facilita la delimitación de la responsabilidad del profesional a través de la concreción del objeto de sus servicios, regulando la eficacia y alcance del encargo estipulado a través de las condiciones en que dicha prestación se realizará.
• Se crean nuevas obligaciones, como la obligación del abogado de informar al cliente sobre la viabilidad del asunto y la de comunicarle previamente acerca del cálculo de sus honorarios y costes de la prestación del servicio.
• Proporciona al cliente la información básica del servicio que se le va a prestar, el importe de los honorarios, los profesionales que intervendrán en el asunto, las consecuencias en caso de desistimiento y los gastos o suplidos en que se pudieran incurrir.
• Impide que el cliente impugne a posteriori los honorarios por excesivos.

Existen diferentes modelos de hojas de encargo, dependiendo del proceso que se trate (laboral, matrimonial contencioso, etc.), pero, de acuerdo al Consejo General de la Abogacía Española, deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:

• Datos del abogado o del despacho que vaya a prestar los servicios: nombre y apellidos del abogado que asumirá la dirección del asunto, domicilio profesional, DNI y número de colegiado y Colegio al que pertenece.
• Datos del cliente: indicando su nombre y apellidos, DNI, dirección y declarando expresamente que es el titular de los intereses que encarga.
• Objeto de la prestación de servicios: el motivo por el que se contrata y procedimiento que se encarga.
• Honorarios profesionales del abogado y forma de pago: mediante transferencia, efectivo, las fechas en que se realizará, etc. También se debe indicar si este pago se hará a través de sucesivas entregas conforme avance el procedimiento, o si el cliente lo abonará todo de una sola vez. En caso de que el abogado requiera provisión de fondos (es decir, un adelanto por sus tareas), lo hará constar también. Cuando son varios clientes los que contratan a un abogado, la obligación de pago recae de forma solidaria; esto es, el abogado podrá exigir los honorarios a cualquiera de los clientes, sin perjuicio de que ese cliente reclame después su parte a los demás.
• Honorarios de otros profesionales: para realizar su trabajo el abogado puede requerir la intervención de otros profesionales, como un procurador, un notario, un perito, etc. Esto es muy habitual, por ejemplo, cuando se trata de un proceso de incapacidad permanente donde hay que demostrar la gravedad de las secuelas y las limitaciones anatómicas o funcionales del demandante por medio de un informe pericial médico.
• Advertencias sobre distintos aspectos: como la posible condena en costas o la sujeción del abogado a las normas de blanqueo de capitales.
• Condiciones sobre el derecho de desistimiento y finalización anticipada del encargo: el cliente tiene derecho a desistir del proceso, y el abogado también tiene derecho a renunciar. En estos casos, se establecerán las consecuencias económicas que tengan tales acciones.
• Póliza profesional: información detallada y datos sobre el seguro que tenga contratado el abogado.
• Cláusula de protección de datos: se añadirá la información relativa a la protección de datos personales. De esta manera, el cliente podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación y cancelación. Por su parte, el abogado queda comprometido a mantener total discreción y confidencialidad en el tratamiento de dichos datos.